4 Passos para implementar um sistema eficiente de Controle Patrimonial

4 Passos para implementar um sistema eficiente de controle patrimonial

Saiba como implementar um sistema sustentável de controle dos ativos e reduzir custos de inventários recorrentes.

Nesse artigo demostramos quais os passos fundamentais para melhorar seu processo e controle patrimonial.

Por que implementar um sistema mais eficiente?

Você já se questionou o porquê seu controle patrimonial não permanece atualizado, mesmo após a realização do inventário físico, seja ele conduzido de forma interna ou por equipe terceirizada?

Justamente esse é um problema comum no controle atual, onde não basta apenas realizar o inventário físico, sendo que o seu controle não permanece atualizado ao longo do tempo, seja por falhas no processo e controles ou ausência de rotinas de trabalho.

Quais os benefícios de controlar os ativos?

Aliado na tomada de decisão, o controle do ativo imobilizado proporciona a visão real do valor do patrimônio da sua empresa.

Destacamos abaixo os principais benefícios:

● Compliance com as Normas e CPC’s

● Redução de ativos obsoletos e/ou fora de uso

● Transparência e rastreabilidade dos investimentos

● Tomada de decisão embasada em dados

Quais os passos para implementar um sistema sustentável?

1º Passo – Conhecer o processo

Nessa etapa recomendamos a realização do Diagnóstico, onde é feito o mapeamento dos processos e controles dos ativos, de forma que seja identificado as fragilidades e oportunidades de melhorias.

Após a identificação dos pontos de melhorias, é recomendado a elaboração do plano de ação, contendo a priorização das atividades, conforme risco e impacto financeiro ou operacional.

2º Passo – Otimizar os controles

Nessa etapa recomendamos a reestruturação do plano de centro de custo e classes contábeis, além da verificação do nível de integração esperado entre os controles financeiros e operacionais.

Após essas atividades é realizado mapeamento dos ativos, por meio do inventário físico e conciliação entre os registros e informações coletadas em campo, e por fim a atualização dos controles.

3º Passo – Melhorar o processo

Nessa etapa recomendamos a implementação melhorias no seu processo e controle, portanto, deverá ser estabelecido as novas rotinas de trabalho que atendam todo ciclo de vida do ativo (Investimento, Aquisição, Manutenção, Renovação, Movimentação e Descarte).

Adicionalmente, sugerimos a adoção de políticas e manuais de controle patrimonial, para assegurar que os novos procedimentos sejam incorporados nas atividades.

4º Passo – Monitorar

Após toda implementação de otimização dos controles e melhorias dos processos, recomendamos o monitoramento das atividades, pois aqui você irá checar se as novas rotinas estão sendo eficientes e seguidas pela equipe envolvida.

Para a realização desse monitoramento, o ideal é estabelecer um plano de auditoria periódica, que visa a verificação dos processos e controles, além da identificação de novas melhorias, com intuito de implementar um sistema de controle dos ativos cada vez mais eficiente.

Colocando em prática as otimizações e melhorias

Agora que você já entendeu quais as etapas fundamentais para otimizar e melhorar seus controles e processos, é hora de colocar em prática essas etapas e obter mais eficiência na gestão de seus ativos, engajamento do seu time e maximização dos resultados da sua empresa.