Vamos falar sobre Desenvolvimento de Projetos de Inventário?

Grande parte dos gestores que decidem realizar ou vão atuar no inventário dos ativos ou de estoque se depara com algumas dificuldades no andamento dos trabalhos.

Neste texto, apresentamos os três pilares básicos para uma boa execução de um projeto de Inventário.

PLANEJAMENTO

Capaz de garantir o sucesso de qualquer projeto, o planejamento mapeia e detalha todos os pontos importantes; define o escopo dos trabalhos, o papel de cada um e a comunicação com a equipe e com o cliente. A metodologia Ágil de Gerenciamento de projetos traz diversos frameworks que podem auxiliar no ciclo do projeto como um todo, a exemplo do Kanban, Scrun, Lean etc. Todos eles visam facilitar a comunicação e agilizar o desenvolvimento do projeto, mas a todos eles são inerentes o planejamento.

Para planejar, vamos apontar três pontos importantes:

Treinamento, Vistoria e Elaboração do Plano de trabalho

No treinamento o objetivo é colocar a equipe em sinergia com o escopo do projeto. Integrada, informada e com definição clara do papel de cada recurso, e as tarefas são apresentadas bem como as ferramentas que auxiliarão nos trabalhos de inventário.

Passamos em seguida pela fase de vistoria e mapeamento das unidades a serem inventariadas com o objetivo de levantar centros de custos, localidades, departamentos, e já enxergar as áreas de difícil acesso e os limitadores da execução do inventário.

Caso seja possível, a equipe deve acompanhar esta vistoria para que possa ter contato visual com o que será inventariado.

A partir daí é possível elaborar o Plano de Trabalho que serve tem como objetivo principal orientar a equipe e ajudar para que eles tenham a compreensão necessária para o andamento do projeto e validar com o cliente tudo o que foi levantado na vistoria e nas reuniões de planejamento. O Plano de trabalho deve ser validado com o cliente como documento oficial do projeto. Este documento pode ter mais de uma versão, e pode ser alterado para agregar alguma especificidade que foi trazida apenas no decorrer do inventário, porém, a ideia é que seja possível levantar grande parte das hipóteses de campo.

Como benefícios temos:

padronização de dados coletados e as medidas a serem adotadas em caso de impedimento da realização da atividade da equipe.

ACOMPANHAMENTO

Parte importante para o bom andamento dos trabalhos, com a equipe alinhada e por meio de um app de mensagens, é possível acompanhar o projeto, sanar dúvidas com um contato já estabelecido com o cliente. O objetivo aqui é que o cliente esteja ciente de tudo o que ocorre no dia a dia da equipe de execução.

É muito importante aqui que o líder da equipe de campo tenha a quem buscar em uma necessidade de resolver qualquer questão referente ao bom andamento do inventário.

QA – Controle de Qualidade da informação

Feito diariamente, o Controle de Qualidade traz benefícios como não permitir um volume alto de correções no final do inventário, e; ter tempo hábil para qualquer ajuste que seja necessário, com possibilidade de replicar à equipe de campo de maneira que eles possam seguir as novas orientações.

ENCERRAMENTO

Chegarmos a este ponto significa que tudo o que foi feito antes valeu a pena. Percebemos que trazer o cliente para dentro do processo traz a tranquilidade de uma entrega sem grandes surpresas.

Se no planejamento ele validou o plano de trabalho, no acompanhamento ele sanou dúvidas e atuou em conjunto com a equipe, podemos ter a certeza de uma entrega muito mais confortável para ambos os lados. Além do sentimento de tranquilidade da equipe com relação ao trabalho bem executado

Finalizado, entrega feita, cliente satisfeito!

Implementar um projeto de Controle Patrimonial é um processo que agrega muito às empresas e dentro deste processo o inventário é a ferramenta para muitas outras informações como conciliação, avaliação e laudo de vidas úteis. Ter uma equipe treinada, seja terceirizada ou interna, um cliente integrado, ferramentas eficazes e boas práticas de controle são pontos que auxiliam no desenvolvimento do projeto.